Interne Auditfunctie
Beheersing van de organisatie
Beheersing is het centrale thema bij internal auditing. De internal auditfunctie wordt primair ingericht om de beheersbaarheid van de organisatie te toetsen en daarvoor tot verbetering van de beheerskaders en de beheersmaatregelen te komen. Bij de uitvoering van de audit richt de internal auditor zich met name op die aspecten van de bedrijfsvoering die voor de beheersing van het auditobject van onderzoek relevant zijn.
Om zeker te stellen dat de doelstellingen van een organisatie of van een individueel bedrijfsproces worden gerealiseerd, is het van belang dat er een effectieve en efficiënte set beheersmaatregelen wordt getroffen. Zonder beheersmaatregelen zullen de doelstellingen van de organisatie slechts bij toeval worden gerealiseerd.
Primaire taakstelling van internal auditing
De primaire taak van de interne auditafdeling is het uitvoeren van audits dat daarmee de kwaliteit van de beheersing van de organisatie wordt bevorderd. De interne auditafdeling is niet verantwoordelijk voor het doorvoeren van de verbeteringen die aan het door de auditor gegeven oordeel dan wel de gedane aanbevelingen zijn ontleend. De auditee zal zelf tot daadwerkelijke verbeteringsacties moeten komen. Vanzelfsprekend kan de internal auditor wel worden gevraagd om een zekere inbreng te leveren bij het bedenken en uitwerken van verbetervoorstellen.
Elke audit leidt tot een oordeel over de effectiviteit en efficiency van de inrichting en werking van het geheel van beheersmaatregelen dat voor het betreffende onderzoeksobject is getroffen. Het oordeel wordt gevormd op basis van bevindingen. Kennis en ervaring met specifieke aspecten van de bedrijfsvoering (HRM, logistiek, financiën, ICT, inkoop, productie, verkoop, customer service en dergelijke) vormen de uiteindelijke basis om (concern)regelgeving en de hiervan afgeleide decentraal ontwikkelde voorschriften aan elkaar te toetsen.
Het is aan te bevelen dat de internal auditor bij het opstellen van acties en verbeteringsplannen zich primair baseert op de beheerskaders en de bevindingen en daarbij intensief overleg voert met de proceseigenaar. De taak om de uitvoering van de verbeteringen ter hand te nemen behoort te liggen bij het verantwoordelijke management. Oordeelsvorming blijft primair de taak van de internal auditafdeling; het doen van aanbevelingen zal slechts plaatsvinden wanneer men dat expliciet van de auditors verwacht.
Rollen van de internal auditor
De auditor fungeert als sparingspartner van de Raad van Bestuur en vervult daarmee in het strategisch proces een conceptueel toetsende ofwel coachende rol.
Vanuit de third line of defence versterkt Internal Audit aanvullende zekerheid; een second opinion op de opzet, het bestaan en de werking van beheersmaatregelen op de verschillende organisatorische niveaus.
Functieniveaus
Het is noodzakelijk om de samenstelling van de internal auditteams qua kennis, ervaring en attitude af te stemmen op de problematiek waarmee het management kan worden geconfronteerd.
Interne Auditfunctie: deze kan bestaan uit minimaal twee internal auditors (senior en junior). Maar afhankelijk van de grootte van de organisatie kan het bestaan uit een audit team van meerdere auditors van verschillende functieniveaus.
Interne Auditafdeling: dient binnen de organisatie een voorbeeldfunctie te vervullen op het gebied van de kwaliteit van beheerskaders en beheersmaatregelen. Het specialisme van de auditor is vooral het kunnen vellen van een gefundeerd oordeel over de kwaliteit van de inrichting en werking van de beheersmaatregelen binnen complexe bedrijfsprocessen.
Hoofd Interne Auditdienst /Chief Audit Executive (CAE):
De CAE is verantwoordelijk voor het planningsproces en voor de kwaliteit van de uitvoering van de auditonderzoeken. Daarnaast ook voor de bemensing, taakverdeling, procesinrichting, prioritering, auditmethodologie, rapportage en professionalisering van de auditfunctie.
Senior Auditor:
De Senior Auditor geeft leiding aan een team. De senior auditor krijgt zijn opdrachten van de internal audit manager en legt aan hem verantwoording af. Hij voert gesprekken met de opdrachtgever en is verantwoordelijk voor het opstellen van het plan van aanpak.
Internal Audit Manager:
De Internal Audit Manager heeft als taak ervoor te zorgen dat de doelstellingen van de internal auditfunctie worden uitgewerkt naar operationele eisen die vervolgens aan de producten en diensten van de auditafdeling kunnen worden gesteld.
Junior Auditor:
De Junior Auditor krijgt leiding van een senior auditor. De junior auditor zal in alle fasen van het onderzoeksproces werkzaamheden moeten verrichten die in hoge mate deskundigheid, inlevingsvermogen, creativiteit en zorgvuldigheid vereisen.
Basisprofiel
Profiel van de CAE
Het basisprofiel van de auditor ziet er als volgt uit:
- Organisatiekundige kennis en inzicht
- Managementkundige kennis en inzicht
- Sociaal-communicatieve intelligentie en vaardigheden
- Diepgaande kennis van meerdere bedrijfsvoeringaspecten
- Diepgaande kennis van de organisatie (organisatorische context, besturingsfilosofie en -concept, organisatiestructuur en organisatiecultuur
Essentiële eigenschappen voor het succes van een hoofd Internal Audit:
- Zakelijk inzicht
- Communicatieve vaardigheden
- Integriteit en ethiek
- Brede (organisatie/ bedrijfs)ervaring
- Begrip van de ondernemingsrisico’s
- Ontwikkelen van (nieuw) talent
- Affiniteit met Klantgerichtheid
- Leiding kunnen en willen nemen
Planningsproces
Het planningsproces van de Interne Auditafdeling bestaat oa. uit de volgende cruciale onderwerpen:
- Vertaling door audit committee geaccordeerd auditjaarplan naar de auditafdeling.
- Naar welke objecten (processen, afdelingen, thema’s ed.) moet onderzoek worden gedaan?
- Welke documentatie is over de te onderzoeken objecten vastgelegd?
- Over welk analyse-instrumentarium dienen de auditors de beschikking te hebben?
- Welke internal audits hebben, om welke redenen, prioriteit?
De fasen van Interne Audits
Fase I
1. Planning
2. Vooronderzoek
Fase II
3. Veldwerk
Fase III
4. Rapportage
5. Evaluatie
6. Follow-Up
